Small business
Small Business to program przeznaczony jest do kompleksowej obsługi małych i średnich firm ze szczególnym uwzględnieniem firm handlowych posiadających urządzenia fiskalne. Mimo swej wszechstronności program jest łatwy w obsłudze, posiada przyjazną platformę komunikacji z użytkownikiem, a co najważniejsze doskonale sprawdza się w codziennej praktyce. Program wyposażony jest w szerokie możliwości raportowania, a wśród jego szczególnych cech należy wymienić dużą elastyczność pozwalającą na dostosowanie programu do indywidualnych potrzeb użytkownika.
Program Small Business stworzony został z myślą o pełnej obsłudze sklepu. Posiada wszystkie niezbędne moduły: obrót dokumentami, gospodarkę magazynową, księgowość oraz kadry-płace. Oprócz podstawowych funkcji użytkownik może w nim znaleźć również tak wyspecjalizowane narzędzia jak: tworzenie zamówień na podstawie rotacji i zapasów towarów, wczytywanie faktur zakupu i cenników z hurtowni, analizy obrotu, zysku i marży. W istotny sposób pomagają one w codziennej pracy.
Największym atutem programu jest współpraca ze wszystkimi dostępnymi modelami kas i drukarek fiskalnych, wag, skanerów i inwentaryzatorów oraz, co równie ważne, umożliwia wszechstronne wykorzystanie tych – stosunkowo drogich przecież – urządzeń.
Small Business współpracuje z następującymi urządzeniami zewnętrznymi:
- kasy fiskalne
- drukarki fiskalne
- inwentaryzatory
- drukarki kodów
- sprawdzarki cen
- wagi metkujące
- wagi kalkulacyjne
- urządzenia mobilne
- drukarki kuchenne
- wyświetlacze zewnętrzne
- terminale płatnicze
- dystrybutory paliw.
Wybrane zalety programu Small Business:
- stabilna praca w środowisku Windows (9x, ME, 2000, NT, XP, Vista, Windows7)
- niewielkie wymagania sprzętowe
- współpraca z większością urządzeń fiskalnych (kasy, wagi, drukarki, itp.)
- łatwość wdrożenia i obsługi
- telefoniczna pomoc techniczna
- tworzy liczne raporty i analizy
- obsługuje karty rabatowe
- eksport/import danych w różnych formatach
- komunikacja z innymi programami i urządzeniami przez internet
- łatwa edycja wyglądu dokumentów
- współpraca z Płatnikiem
- zaawansowana ochrona bezpieczeństwa danych.
Wprowadzając Small Business w swojej firmie otrzymują Państwo:
Przejście na system kodów kreskowych
W wyniku tej operacji zbędne staje się metkowanie towarów fabrycznie oznaczonych kodami przez producentów. Sprzedaż sprowadza się do identyfikacji towarów poprzez ich kod kreskowy. Dużo łatwiejsza jest przecena towarów i inwentaryzacja.
Łatwy dostęp do informacji
Za pomocą jednego klawisza otrzymasz kluczowe informacje handlowe: wartość obrotu, zysku, uzyskanej marży, itp. Jest to szczególnie cenne zważywszy, iż każdy dokument do systemu wprowadza się tylko raz, uzyskując w zamian bardzo szybki dostęp do ogromnej ilość informacji.
Przyjęcie dostawy i szybkie umarżowienie towarów
Wprowadzenie faktury zakupu do komputera pozwala na łatwe, automatyczne ustalenie cen sprzedaży towarów w oparciu o podany procent marży (narzutu) i cenę zakupu towarów. Jedną z zalet jest stosunkowo łatwe rozbicie opakowań zbiorczych wraz z ich cenami na ilości i ceny jednostkowe, jakimi posługuje się sklep. W trakcie operacji program pokazuje procent marży (narzutu), ceny jednostkowe sprzedaży, zysk jaki uzyskamy po sprzedaży towarów.
Wprowadzenie tych danych do komputera można usprawnić na kilka sposobów:
- poprzez wczytanie faktury otrzymanej od dostawcy w formie elektronicznej (pendrive lub Internet),
- posłużenie się inwentaryzatorem poprzez wczytanie kodów kreskowych z opakowań,
- posłużenie się skanerem kodów kreskowych do odczytania kodów z opakowań.
Wydruk etykiet na półki oraz zaprogramowanie kas fiskalnych
Wprowadzenie cen sprzedaży oraz kodów kreskowych do obiegu wewnętrznego systemu umożliwia automatyczne wysłanie do kasy fiskalnej towarów nowych oraz przecenionych.
Wymiana etykiet cenowych polega na komputerowym wydrukowaniu nowych etykiet na drukarce zwykłej lub specjalizowanej. Jednocześnie program ustala i drukuje ceny w jednostkach odniesienia (SI), które zostały wprowadzone nowymi przepisami w związku z wejściem do Unii Europejskiej.
Reasumując, czas przyjęcia nowej dostawy w związku z pominięciem metkowania towarów oraz szybkim wyszukaniem ich, umarżowieniem oraz zaprogramowaniem urządzeń służących do sprzedaży ulega znacznemu skróceniu.
Przyspieszenie sprzedaży i zmniejszenie ilości błędów
Posługiwanie się kodami kreskowymi oznacza, iż na stanowisku sprzedaży można identyfikować towary za pomocą skanerów kodów podłączonych do kasy fiskalnej lub do komputera.
Kasjerka zamiast wystukiwać ceny towarów przesuwa je przed skanerem, co jest czynnością prostą i szybką, a także znacznie redukującą ilość błędów związanych z ręcznym wystukiwaniem cen.
To właśnie ten element komputeryzacji najczęściej dostrzegany jest w hipermarketach. Po dokonanej sprzedaży program automatycznie odbiera z kas i drukarek fiskalnych informację o ilości i wartości sprzedanych towarów na bieżąco uaktualniając ich zapas w komputerowym magazynie.
Przy pomocy sprawdzarki cen klienci sami mogą sprawdzać ceny produktów dostępnych w sklepie.
Zastosowanie wag metkujących
Część towarów, które nie posiadają kodów kreskowych (mięso, warzywa) można ometkować kodami wagowymi. Kody te umożliwiają jednoczesną identyfikację towaru wraz z podaniem jego ilości. Ometkowane w ten sposób towary ważone sprzedajemy tak samo, jak pozostałe. System komputerowy pozwala również na szybkie zaprogramowanie wag metkujących.
Wielokrotne przyspieszenie inwentaryzacji
Użycie inwentaryzatorów lub skanerów kodów kreskowych diametralnie skraca czas tej operacji i drastycznie zmniejsza ilość pomyłek. Sprawna organizacja oraz zastosowanie w/w urządzeń pozwala na uniknięcie ręcznego spisywania towarów i – co najmniej trzykrotne – przyspieszenie operacji.
W średniej wielkości sklepie może to być jedna noc, a nawet popołudnie. Ilość błędów jest minimalna, a ponadto program sporządza bardzo czytelny wydruk zawierający spis ilościowy oraz wartościowy posiadanych towarów.
Kontrola pracowników
System komputerowy na bieżąco pokazuje zapas posiadanych towarów. Pozwala to na wyrywkową kontrolę faktycznych ilości poszczególnych towarów i natychmiastowe ujawnianie niezgodności. Program wylicza wartość istniejącej różnicy, a prowadzona historia obrotu towarem pozwala na wyjaśnienie przyczyn jej powstania.
Raporty kasjerów Z umożliwiają dokładne rozliczenie sprzedawców z ich utargu.
Tworzenie zamówień
Program posiada opcje analizujące rotację i zapas asortymentu. Tym samym, za pomocą prostych działań, można uzyskać listę towarów, które należy zamówić. Program wykonuje to w oparciu o analizę sprzedaży poszczególnych produktów w ostatnim okresie oraz aktualnego ich zapasu.
W ten sposób możliwe jest automatyczne ustalenie zamówienia, tak aby powstały zapas wystarczył na wskazaną ilość dni. Jednocześnie, w oparciu o ostatnie ceny zakupów, program szacuje kwotę do wydatkowania. Wskazane są również towary, których zapas jest zbyt duży w stosunku do zadeklarowanej częstotliwości dostaw.
Umiejętne posługiwanie się tą opcją pozwala na zmniejszenie zapasów, co oznacza uwolnienie kapitału zamrożonego w magazynie i poszerzenie asortymentu bez dodatkowych kosztów. Stworzone przez program zamówienie – po zweryfikowaniu i poprawieniu – można wydrukować, nagrać na dyskietkę lub wysłać internetem do dostawcy.
Posługiwanie się elektroniczną ofertą dostawcy
Cenniki naszych dostawców możemy uzyskać drogą internetową lub poprzez pendrive, email, płytę CD. Posiadanie cennika pozwala na wcześniejsze, staranne zaplanowanie zakupów. Program identyfikuje towary z hurtowni z posiadanym w sklepie asortymentem, pokazując ich aktualną cenę zakupu, dostępność, a także promocje i nowości. Operowanie danymi zawierającymi kilka tysięcy pozycji jest o wiele łatwiejsze na ekranie komputera, niż na papierowym wydruku uzyskanym od dostawcy.
Natychmiastowa analiza wyników
Komputer gromadzi wszystkie dokumenty w swojej pamięci. Dzięki temu wiemy praktycznie wszystko o naszym sklepie. Przykładowo możemy sprawdzić, jaki dzisiaj był zysk, średnia marża, ilość klientów, wartość średniego koszyka, które towary sprzedają się najlepiej, a które kiepsko.
Możliwości w uzyskiwaniu informacji i dowolnych analiz są w zasadzie ograniczone tylko potrzebami i wyobraźnią użytkownika.
Podstawowe dane to obrót, zysk, koszt własny sprzedaży i uzyskana marża w różnych zestawieniach:
- poszczególnych towarów,
- osób sprzedających,
- godzin i dni tygodnia,
- okresów,
- producentów,
- dostawców,
- kategorii.
Przykładowo możemy ustalić, w jakich godzinach sklep ma najwięcej klientów i zgodnie z tą informacją sterować liczbą obecnych pracowników i czasem pracy sklepu, a także nagradzać pracowników najwydajniej pracujących. Dowiemy się również, jakie towary przynoszą nam największe zyski, a jakie przyciągają klientów, na jakie godziny oraz dni tygodnia przypada szczyt sprzedaży poszczególnych pozycji.
Będziemy dysponować informacją na temat tego, co kupują klienci lepiej oraz gorzej sytuowani i którzy z nich odwiedzają nasz sklep najczęściej oraz w jakich porach dnia. Wiedza o typowym kliencie ma decydujące znaczenie na dobór asortymentu.
Możemy także dokonać porównania towarów w obrębie zdefiniowanych kategorii i ustalić, które z nich są chętniej kupowane, a które stanowią tylko tło zalegając i blokując miejsce na półkach.
Eliminacja towarów mało atrakcyjnych to nie tylko zwolnienie miejsca na półkach, ale również uwolnienie zamrożonego kapitału, wymiana asortymentu i uniknięcie przeterminowania produktów. Obserwując wielkość obrotu ze względów na dostawców możemy się pokusić się o zmniejszenie ich liczby na rzecz zwiększenia obrotów oraz renegocjacje cen zakupu. Śledzenie obrotu ze względu na producentów daje wiedzę na temat tego, w jakich kategoriach wiodą oni prym, a co za tym idzie, które towary w ich ofercie warte są uwagi, a które wręcz przeciwnie.
Rozliczenie kontrahentów
Program prowadzi kartotekę obrotów dla każdego z kontrahentów. Umożliwia to bieżące śledzenie obrotów, zadłużenia i terminów płatności. System wystawia i drukuje dokumenty Kp, Kw, ponaglenia, wezwania do zapłaty, oblicza odsetki za zwłokę dla faktur niezapłaconych oraz zapłaconych po terminie, sporządza zestawienia długów przeterminowanych i potwierdzenia sald.
Stany kas gotówkowych i kont bankowych
Wystawione dokumenty Kp, Kw oraz przelewy bankowe pozwalają na śledzenie i kontrolowanie stanów kas i kont. Drukowane są raporty kasowe i bankowe w sposób umożliwiający kontrolę zgodności wystawionych dokumentów z końcowymi i początkowymi stanami kas i kont. Small Business współpracuje z wieloma systemami bankowymi (eksport przelewów). Polecenia przelewów można nadrukowywać na oryginalnych formularzach bankowych.
Stan firmy
Program tworzy raport pozwalający na szybką ocenę kondycji firmy. Wydruk zawiera informacje o kapitale zgromadzonym w firmie pod różnymi postaciami, jak również o jego zmianach w zadanym okresie.
Wartość kapitału jest sumą stanów kas i kont bankowych, długów i wierzytelności oraz wartości zapasów zgromadzonych w magazynie. Każda operacja kasowa, bankowa, regulacja długu czy też zakup lub sprzedaż oznacza zmianę struktury kapitału. Dodatkowo system pokazuje istotne szczegóły: strukturę długów ze względu na przeterminowanie, wartość zakupów z podziałem na rodzaj kosztu, wartość sprzedaży z wyliczeniem zysku i marży.
Księgowość
Na podstawie faktur zakupu i sprzedaży program automatycznie sporządza dokumentację księgową oraz deklaracje do urzędu skarbowego, które można złożyć przez e-Deklaracje lub wydrukować:
- ewidencję sprzedaży
- ewidencję zakupu i sprzedaży VAT,
- księgę podatkową,
- księgę handlową
- deklarację VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-UEK
- deklaracja Intrastat.
Kadry-płace
Na podstawie wpisanej kwoty wynagrodzenia program oblicza i sporządza wszystkie dokumenty niezbędne do rozliczenia pracowników, uczniów i właścicieli:
- umowę o pracę,
- umowę zlecenie,
- umowę o dzieło,
- świadectwo pracy,
- kwestionariusz osobowy,
- listę płac,
- odcinek płacowy,
- zastępczą asygnatę zasiłkową,
- zaświadczenie o zarobkach,
- kartę czasu pracy,
- polecenie przelewu,
- deklaracje PIT-4R, PIT-40, PIT-11,
- karty wynagrodzeń,
- i zestawienia dla księgowości.
* Program automatycznie eksportuje dane do systemu Płatnika oraz księgi podatkowej.
Karty rabatowe
Program umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży przy użyciu kart rabatowych, lojalnościowych i limitowych przedpłaconych. Posługiwanie się kartami rabatowymi jest podstawą systemu wiązania klientów ze sklepem – systemu lojalnościowego.
Działania tego typu sprowadzają się do udzielania dodatkowego upustu, uzależnienia wysokości upustu od wartości poczynionych zakupów, rozdawania nagród najwięcej i najczęściej zakupującym, a celem jest stworzenie dodatkowego bodźca do robienia zakupów właśnie w naszym sklepie. W programie mozna tworzyć zaawansowane systemy rabatowe, a na jeden klawisz jest dostępna szczegółowa informację na temat historii użycia karty.